Wie kann die Automatisierung des Rechnungsworkflows in Ihrem Unternehmen funktionieren?

Das Interesse an Back-Office-Technologien nimmt weiter zu, um Kosten zu kontrollieren und die Produktivität zu steigern. Jedes Unternehmen, das seine Back-Office-Prozesse automatisieren möchte, hat seine eigenen Bedürfnisse, aber die Hauptziele – insbesondere im Bereich der Kreditorenbuchhaltung – liegen in der Kontrolle der Rechnungsstellung und der Ausgaben in einer Welt, in der das Papier abgeschafft werden soll.

Der Einsatz ganzheitlicher Automatisierungstools ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse erheblich zu verbessern, anstatt sich auf ihre eigenen manuellen Bemühungen und veraltete Tools zu verlassen. Ein voll funktionsfähiges automatisiertes Rechnungsmanagement steuert nicht nur die Weiterleitung von Rechnungen, sondern verkürzt auch die Bearbeitungszeiten, verringert die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und minimiert die Zeit, die für die Bezahlung von Lieferanten benötigt wird.

PayStream Advisors, ein Forschungs- und Beratungsunternehmen, das sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert hat, gibt mit einem Schlüsselbericht einen Einblick in das Rechnungsmanagement. Dieser enthält Informationen zu aktuellen Trends, Vorteilen der Automatisierung, Aspekten und Zielen von automatisierter Software und vorgestellten Anbietern wie Chrome River.

Aktuelle Markttrends im Rechnungsmanagement

Bei der Befragung von über 200 Backoffice-Mitarbeitern in verschiedenen Bereichen stellte PayStream fest, dass die Akzeptanz von integrierter Workflow-Automatisierung (IWA) aus mehreren Gründen langsam ist. Im Jahr 2016 nutzten weniger als 40 % der befragten Unternehmen die Möglichkeiten der IWA, obwohl 32 % mehr planen, sie in Zukunft zu implementieren.

Als Hindernisse für den Einsatz von IWA sehen die Unternehmen u. a. einen Mangel in folgenden Bereichen: Budget, Unterstützung durch die Geschäftsleitung, technische Ressourcen oder Verständnis der verfügbaren Lösungen. Nur etwa 24 % der Befragten entscheiden sich gegen eine Automatisierung, weil ihre derzeitigen Prozesse gut funktionieren. Die meisten Unternehmen, egal wie klein oder groß, geben an, dass sie einfach versuchen, mit dem auszukommen, was sie haben, um erhebliche Investitionen in Software zu vermeiden.

Während viele Unternehmen eine Teilautomatisierung vornehmen (Scannen in Kombination mit E-Mail), gibt es immer noch erhebliche Möglichkeiten für Effizienz, Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit vollständig automatisierter Workflow-Prozesse. Eine der größten Herausforderungen bei Workflow-Prozessen, die in dieser Umfrage ermittelt wurden, ist die manuelle Dateneingabe und Weiterleitung von Rechnungen, die zu Verzögerungen bei der Genehmigung, verspäteten Zahlungen, Bedenken von Lieferanten und Rechnungsstreitigkeiten führen kann. Tatsächlich verbringen die meisten Unternehmen jede Woche zwischen einer und acht Stunden mit der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Kreditorenprozessen. Jährlich kann sich dies auf 1.200 bis 24.000 US-Dollar pro Mitarbeiter summieren, allein um den Schaden zu begrenzen, der durch manuelle Kreditorenprozesse entsteht.

Vorteile von Software zur Automatisierung des Rechnungsworkflows

Wie bereits erwähnt, bieten ganzheitliche IWA-Softwarelösungen Kostensenkungen in Verbindung mit einer höheren Mitarbeiterproduktivität, schnelleren Genehmigungszeiten und sichtbaren Haftungsproblemen. Zu den Merkmalen und Funktionen von IWA gehören der Rechnungseingang, der Abgleich, das Routing, die Genehmigung, die Zahlung, der Abgleich, die Berichterstattung und Analysetools. Eine gute Rechnungsworkflow Software Lösung finden.

Empfang von Rechnungen

Wenn Rechnungen eingehen, müssen sie in das System des Unternehmens eingegeben werden. Eine Option ist ein Service, der die Bearbeitung von Papierrechnungen und die Dateneingabe überflüssig macht. Scannen, optische Zeichenerkennung (OCR) und e-Invoicing werden von IWA-Software zur automatischen Erfassung und Validierung von Informationen eingesetzt. Die Technologie in automatisierten Systemen bestätigt die Integrität von Geschäftsdokumenten und gewährleistet Präzision, Konformität und Konsistenz, um spätere Punkte des Rechnungsstellungsprozesses zu rationalisieren.

Abgleich und Weiterleitung

Mit der Software zur Automatisierung von Rechnungsabläufen können Abteilungen Parameter für den Abgleich und die Verarbeitung von Rechnungen in den entsprechenden Genehmigungsketten festlegen. Die Systeme können so eingestellt werden, dass Administratoren die Kontrolle über den individuellen Zugriff und festgelegte Schwellenwerte erhalten, während Benachrichtigungen und Arbeitsabläufe auf der Grundlage von Rechnungsinhalten und -kategorien gesteuert werden können. Aufgrund der Genauigkeit der Abgleichsysteme können Unternehmen wiederkehrende Rechnungen mit geringem Wert, die den Validierungsparametern entsprechen, schnell und automatisch bezahlen, so dass Mitarbeiter nur in Ausnahmefällen eingreifen müssen.

Genehmigung

Nach Abschluss der Validierungs-, Abgleichs- und Routing-Prozesse sind die Weichen für die Genehmigung gestellt. Von hier aus werden die Rechnungen zeitnah weitergeleitet, damit sie so schnell wie möglich bezahlt werden können. Die IWA-Genehmigungsprozesse lassen sich an die spezifischen Anforderungen verschiedener Unternehmen anpassen und ermöglichen eine Anpassung an den Inhalt der Dokumente sowie an rechtliche Anforderungen und Regeln innerhalb des Unternehmens. Automatisierte AP-Geschäftsregeln können so eingerichtet werden, dass sie Benachrichtigungen für den Genehmiger generieren, um den Prozess effizient zu gestalten und eine Priorisierung und einen Ausgleich der Arbeitslast zu ermöglichen.

Zahlung und Abgleich

Sobald die Rechnung genehmigt ist, ermöglicht IWA automatische Zahlungsabläufe mit Integration von ACH-Informationen und Back-End-Debitorenbuchhaltungssystemen. Elektronische Zahlungslösungen ermöglichen es, den gesamten Lebenszyklus der Rechnung mit virtuellen Kartenlösungen und sogar Web-Pay-Portalen vollständig zu automatisieren.

Tools für Berichte und Analysen

IWA erhöht die Fähigkeit eines Unternehmens zur Rechnungsprüfung und Ausgabenanalyse und ermöglicht eine vollständige Transparenz, die die Verbesserung von Verfahren fördert, die möglicherweise nicht so gut funktionieren. Erfolgsquoten, Ausnahmeraten und offene Rechnungen können analysiert und verglichen werden, um Entwicklungsmöglichkeiten für das Unternehmen zu prüfen. Die Prüfungstechnologie ermöglicht auch die Integration mit Buchhaltungsanwendungen, um das reibungslose Funktionieren der Organisation zu gewährleisten.